L’archiviazione digitale di enormi masse documentali, con l’avvento dei moderni supporti di archiviazione, compresa la gestione in cloud dei file, è diventata sempre più importante e necessaria.
Infatti le pubbliche amministrazioni in primis, nel corso della loro esistenza, hanno accumulato plichi su plichi di materiale cartaceo andando incontro a due problematiche fondamentali: lo spazio di archiviazione sempre più ridotto e la deperibilità fisica del supporto.
Infatti, nei locali pubblici, è molto facile imbattersi in stanze e zone ricoperte di scaffalature, destinate a contenere tutto il materiale che la burocrazia ha prodotto e continua a produrre durante la propria genesi.
Oltre a ciò la carta si deteriora in termini di brillantezza e di coloritura; anche se avviene nell’arco di alcune decadi questo rappresenta un problema concreto.

Il rimedio a tutto ciò è rappresentato dall’archiviazione documentale milano digitale dei supporti cartacei.
Questa che fino a qualche anno fa era considerata la panacea della conservazione documentale ha posto negli ultimi anni alcuni interrogativi di non poco conto.
Infatti si è preso coscienza del fenomeno dell’obsolescenza digitale, dato dall’accesso a lungo termine dei dati. La tecnologia digitale, che si sta sviluppando in modo molto repentino e il modo di recuperare informazioni diventa via via obsoleto in pochi anni. Quando un software o una tecnologia per la decodifica di un’informazione viene abbandonata oppure l’hardware sul quale l’informazione è conservata non è più disponibile, le informazioni registrate possono essere facilmente perdute, semplicemente perché non sono più raggiungibili.
Questo problema è dovuto alla mancanza di standard, protocolli e metodi di conservazione digitale stabiliti. In passato abbiamo conservato copie dei dati su nastri ma gli standard per questa tecnologia sono cambiati enormemente negli ultimi anni e non c’è alcuna garanzia che questi stessi nastri siano leggibili nel futuro.
Tutto ciò rimane un problema a cui non si è riusciti a proporre una soluzione efficacemente condivisa, ma sono state trovate soltanto risposte temporanee e poco risolutive.

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